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Como devem ser arquivados os canhotos de notas fiscais?

Posted by Robson de Azevedo em 18 de janeiro de 2010

Preliminarmente convém esclarecer que a importância comercial atribuída ao canhoto se dá pelo fato de que este se materializa com a sua assinatura pelo destinatário como comprovante de entrega da mercadoria.
Observa-se assim, que o canhoto da nota fiscal poderá ser utilizado como meio de prova de entrega da mercadoria em eventuais discussões judiciais que possam envolver remetente, destinatário e até a própria transportadora.

A legislação do ICMS do Estado de São Paulo não trata especificamente sobre a forma pela qual o contribuinte deve arquivar os canhotos de notas fiscais devolvidos devidamente datados e assinados pelos prepostos dos destinatários das mercadorias.
Contudo, dispõe que os livros fiscais e os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de cinco anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo (arts. 202 e 230 do RICMS/00).
Dessa forma, tendo em vista que o canhoto tem relação direta com documento fiscal, ou seja, é parte integrante da nota fiscal, e tem a característica de comprovar a efetiva entrega da mercadoria, deverá para fins fiscais ser conservado pelo mesmo prazo atribuído aos documentos fiscais.
Já relativamente a forma pela qual devem ser arquivados, não há norma expressa na legislação do ICMS, assim sugerimos que sejam arquivados em ordem numérica para facilitar a sua localização, podendo ser arquivados da melhor maneira que convier ao contribuinte, como por exemplo:

a) enfeixados por elásticos em grupos com quantidade razoável para que este não se rompa;
b) criar livros com espaços numerados com a mesma numeração atribuída aos canhotos para que sejam colados nos respectivos espaços.

Nota-se, portanto, que poderá o contribuinte buscar a melhor maneira de arquivar os canhotos, porém, não aconselhamos a colagem destes no verso ou em qualquer outro local da via fixa da nota fiscal a eles correspondente. As notas fiscais devem obrigatoriamente ser encadernadas em grupo de até 500 documentos, a colagem do canhoto acaba por prejudicar o processo de encadernação, tornando-a extremamente volumosa.

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