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#MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais

Posted by Robson de Azevedo em 1 de janeiro de 2010

A Portaria MPS/SRP nº 058/2005, instituiu o procedimentos para apresentação dos arquivos digitais e aprova o Manual Normativo de Arquivos Digitais – MANAD aplicado à Fiscalização da Secretaria da Receita Previdenciária – SRP.

O Manual Normativo de Arquivos Digitais – MANAD definirá a forma de cumprimento da obrigação acessória, criada pelo art. 8º da Lei nº 10.66/2003, discriminando sua aplicabilidade nas empresas sob o regime de direito privado e as pessoas jurídicas de direito público cujas obrigações orçamentárias, financeiras, contábeis e patrimoniais estão elencadas na Lei nº 4.320/1964 e na Lei Complementar nº 101/2000.

A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária, quando intimada por Auditor-Fiscal da Previdência Social (AFPS), deverá apresentar documentação técnica completa e atualizada de seus sistemas, bem como os arquivos digitais contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas, observadas as orientações; e especificações contidas no Manual Normativo de Arquivos Digitais – MANAD aplicado à Fiscalização da Secretaria da Receita Previdenciária – SRP.

Deverão ser apresentadas em arquivo digital padronizado, com o seguinte conteúdo:

a) Informações Fiscais

I – fornecedores e clientes;

II – documentos fiscais;

III – comércio exterior;

IV – relação insumo/produto.

b) Informações Contábeis

I – lançamentos contábeis;

II – demonstrações contábeis.

c) Informações Patrimoniais

I – controle de estoque e registro de inventário;

II – controle patrimonial.

d) Informações dos Trabalhadores

I – segurados empregados;

II – contribuintes individuais e avulsos;

A especificação dos arquivos digitais, referente às obrigações fiscais, contábeis e patrimoniais das empresas sob o regime de direito privado, quando não definida de forma diversa pela Secretaria da Receita Previdenciária, obedecerá aos padrões definidos:

a) pela Secretaria da Receita Federal do Ministério da Fazenda, em ato próprio;

b) pelo Conselho Nacional de Política Fazendária, em ato próprio;

c) por atos de convênio firmados entre a Secretaria da Receita Previdenciária e os órgãos de administração tributária dos Estados e Municípios.

Todos os tipos de registro são obrigatórios, exceto no caso de indicação em contrário ou quando a empresa comprovadamente não utilizar ou não possuir a informação, o que será verificado pelo Auditor-Fiscal.

PESSOA JURÍDICA DE DIREITO PÚBLICO

As pessoas jurídicas de direito público  poderão entregar à fiscalização os arquivos digitais encaminhados aos Tribunais de Contas Municipais e Estaduais, desde que os mesmos atendam aos seguintes requisitos:

a) estejam acompanhados do manual técnico ou instruções dos Tribunais de Contas/órgãos de controle interno, onde constem os formatos dos arquivos entregues;

b) contenham todas as informações solicitadas pelo Auditor-Fiscal da Previdência Social e previstas no Manual.

c) possam ser lidos em modo texto, com campos de tamanho limitado ou identificados por separadores.

Deverão ser apresentadas em arquivo digital padronizado, contendo:

a) Execução financeira e orçamentária

I – execução da receita e da despesa

II – balancetes orçamentários

b) Informações dos servidores do órgão e trabalhadores em geral

I – servidores vinculados ao regime próprio;

II – servidores vinculados do regime geral;

III – agentes políticos, contribuintes individuais (prestadores de serviços, condutores autônomos, contratos temporários) e outros.

Os arquivos digitais poderão ser apresentados em forma diferente da nele estabelecida, desde que aceita pelo AFPS requisitante.

QUANTIDADE DE ARQUIVOS DIGITAIS A SEREM ENTREGUES

Será entregue ao AFPS um arquivo digital contendo todas as informações requisitadas, englobando todo o período solicitado.

O referido arquivo poderá ser separado em função de:

a) referir-se a exercícios financeiros distintos (períodos);

b) referir-se a estabelecimentos distintos;

c) por tipo de informação (por exemplo, um arquivo contendo informações de folha de pagamento e outro contendo informações contábeis);

d) volume de dados for superior à capacidade da mídia de gravação disponível.

ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO DIGITAL

O arquivo digital deverá ser organizado da seguinte forma:

a) abertura do arquivo (contém inclusive as identificações dos estabelecimentos, do contabilista, ou empresa de contabilidade, e da empresa ou técnico responsável pela geração dos arquivos digitais);

b) abertura e encerramento dos blocos solicitados pelo AFPS;

c) encerramento do arquivo.

MEIOS FÍSICOS DE ENTREGA

O arquivo digital deverá ser entregue em mídia digital não regravável, não seccionável e cujos espaços vazios sejam inutilizados, de forma a garantir finalidade probatória a que se destinam.

AUTENTICAÇÃO

No ato do recebimento, o AFPS autenticará os arquivos digitais gerando código único de identificação calculado por meio de sistema informatizado, próprio da SRP/MPS, denominado Sistema Gerador de Código (SGC), disponível no site oficial da Previdência Social.

O SGC, mediante varredura no arquivo eletrônico, irá gerar um código de identificação utilizando o algoritmo CRC32 – "cyclic redundancy checksum" de 32-bits de comprimento ou o algoritmo MD5 – "Message-Digest algorithm 5", podendo ser utilizado a qualquer tempo para verificação da autenticidade dos arquivos fornecidos.

Qualquer alteração promovida, nos arquivos digitais entregues, implicará nova autenticação e conseqüentemente geração de novo código de identificação.

No ato do recebimento dos arquivos digitais, será emitido Relatório de Acompanhamento que conterá o nome do arquivo e o código gerado pelo sistema SGC, dentre outras informações. Esse documento deverá ser assinado pelo AFPS requisitante, pelo técnico/empresa responsável pela geração dos arquivos e pelo contribuinte/preposto.

SISTEMAS

A pessoa jurídica usuária de sistema de processamento de dados deverá manter documentação técnica completa e atualizada do sistema, suficiente para possibilitar a sua auditoria, facultada a manutenção em meio magnético, sem prejuízo da sua emissão gráfica quando solicitada (art. 8 da Lei 10.666 de 08/05/2003, cc art. 32, III da Lei 8.212 de 24/07/1991).

A Secretaria da Receita Previdenciária – SRP/MPS não realiza certificação de arquivos e sistemas.

DOCUMENTAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO

Os arquivos digitais serão entregues acompanhados dos seguintes relatórios:

a) Recibo de entrega que conterá a identificação dos arquivos e os códigos gerados pelo sistema SVA (Sistema Validador e Autenticador de Arquivos Digitais), dentre outras informações. Esse documento deverá ser assinado pelo AFPS requisitante, após a conferência do respectivo código de autenticação, pelo técnico/empresa responsável pela geração dos arquivos e pelo contribuinte/preposto. O SVA irá gerar somente um relatório para todos os arquivos analisados e autenticados.

b) Relatório de Resumo da Validação que conterá a identificação do arquivo e uma tabela indicando a quantidade total de registros para cada tipo de registro, a quantidade total de registros com avisos, a quantidade total de registros com erros e o código gerado pelo sistema SVA, dentre outras informações. O SVA gera um relatório para cada arquivo, portanto deverão ter tantos relatórios quantos forem os arquivos que estejam sendo validados no formato padrão do presente Manual.

c) Relatório de Mensagens da Validação que conterá a identificação do arquivo e uma tabela indicando o número da linha onde ocorreu erro ou aviso, o tipo de registro, o tipo de mensagem e a descrição da mensagem de erro/aviso. Este relatório somente será gerado, quando houver  ocorrência de erros e/ou avisos.

O SVA gera um relatório para cada arquivo, portanto deverão ter tantos relatórios quantos forem os arquivos que estejam sendo validados no formato padrão do presente Manual.

O documento acima mencionados devem ser assinados pelo contribuinte/preposto, por seu técnico/empresa responsável pela geração dos arquivos, bem como pelo AFPS solicitante, no ato da geração e entrega dos arquivos relacionados.

O SVA encontra-se disponível no sítio do Ministério de Previdência Social na Internet, endereço http://www.mps.gov.br (item Serviços/Empregador – subitem Arquivos Digitais – Auditoria Fiscal de empresas).

ETIQUETA DE IDENTIFICAÇÃO

Quando o volume de dados a ser entregue ultrapassar a capacidade de armazenamento da mídia, os dados deverão ser distribuídos em tantos dispositivos de armazenamento, com respectiva etiqueta externa de identificação, quantos forem necessários.

A etiqueta externa de identificação de cada volume deverá conter as seguintes informações:

a) CNPJ e nome empresarial;

b) Nome do arquivo (correlacionado a seu conteúdo);

c) Identificado seqüencial do volume na forma fracionária: (s/T), onde "T" representa o número total de volumes do arquivo e "s" representa o número seqüencial do volume em relação ao número total;

Em qualquer volume, devem estar presentes os blocos de abertura e encerramento de arquivo, assim como os registros de abertura e encerramento dos blocos nele contidos, observado as disposições do item.

VERSÃO DO MANAD

Fica aprovada a versão 1.0.0.2 do Manual Normativo de Arquivos Digitais – MANAD, pela Instrução Normativa  MPS/SRT nº 12/2006 (DOU 04/07/2006),     aplicado à Fiscalização da Secretaria da Receita Previdenciária – SRP, que está disponível na Internet, no endereço http://www.previdenciasocial.gov.br, item Serviços/Empregador, subitem Arquivos Digitais – Auditoria fiscal de empresas.

Fundamento Legal:   Portaria MPS/SRP nº 058/2005 e os citados no texto.

Fonte: Econet

Instrução Normativa MPS/SRP Nº 12, DE 20/06/2006
Essa instrução normativa (MANAD) foi expedida pela Previdência Social onde obriga todas as empresas (exceto optante do SIMPLES) que utilizam um sistema de gestão e processamento eletrônico de dados para registros contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária, estão obrigadas a apresentar os arquivos digitais quando intimada por Auditor-Fiscal da Receita Federal. Deve-se apresentar uma documentação técnica completa e atualizada de seus sistemas, bem como os arquivos digitais com as informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas, observadas as orientações e especificações contidas no referido MANAD.

Um Projeto deve ser baseado nas especificações e estar sempre de acordo com a fiscalização da SRP (Secretaria da Receita Previdenciária), referentes a Portaria MPS/SRP Nr. 058 de 28 de Janeiro de 2005, que estabelece os procedimentos para apresentação dos arquivos digitais, que revoga a Portaria MPS/SRP Nr. 63 de 27 de Dezembro de 2004.

Tais arquivos digitais possuem níveis de complexidade e volume significativos para serem gerados de forma rápida e segura, considerando o tempo em que a empresa precisa cumprir esta obrigação. Por esse motivo, é ideal que tais arquivos estejam prontos e validados quando intimados pela Receita Federal. Sugere-se que, ao finalizar o ano contábil e fiscal, providencie a geração do ano anterior.

O SVA (Sistema Validador de Arquivos)
A Receita Federal tem um validador especifico para arquivos MANAD o SVA, esse software que pode ter o download no site da SRF (www.receita.fazenda.gov.br), serve tanto para verificação de arquivos como para autenticar dados a serem entregues em fiscalizações, sejam eles MANAD e/ou IN86.

Apesar do SVA ser um bom sistema, o mesmo apresenta limitações e problemas em criticas simples, tais como: Saldos Contábeis Mensais (I150 e I250), Cadastros de Funcionários (K050) e em outros registros.

Prazo
Quando notificada pela Secretaria da Receita Federal, a empresa tem um prazo de até 20 dias para entregar os arquivos MANAD, em alguns casos o Auditor Fiscal pode prorrogar por mais 20 dias.

Omissão na Entrega e Multas

As empresas que não entregarem seus arquivos ou informarem dados inconsistentes e incorretos em seus Arquivos MANAD, conforme Instrução Normativa, podem sofrer sanções e penalidades, com multas que chegam a 5% do valor da operação, limitadas a 1% da receita bruta da pessoa jurídica no período.

Mais informações no link oficial: http://www81.dataprev.gov.br/sislex/paginas/77/manad1002.htm

Benefícios da geração e validação do Arquivo MANAD
A validação preventiva traz inúmeros benefícios importantes para a empresa:

  • – Dimensionamento do risco fiscal;
  • – Identificação de erros de processos
  • – Localização de falhas de processo na geração dos arquivos no ERP
  • – Percepção da importância de validação/ajustes de dados de origem
  • – Diminuição de prazo, custo e desgaste ao atender uma fiscalização
  • – Maior aderência à Sarbanes-Oxley no caso de multinacionais americanas

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Uma resposta to “#MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais”

  1. Selma de Moraes said

    bom dia,

    gostaria de saber como faço pra gerar o aquivo em MANAD e se tem alguma forma o que tem que conter qual seria a ordem dos documentos, a onde encontar um modelo desse arquivo.

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